Häufige Fragen zu Tagungen, Seminaren und Meetings im EVOLUM Miltenberg

Sie planen eine Tagung, Schulung, Besprechung oder Firmenveranstaltung in Miltenberg? Hier beantworten wir die wichtigsten Fragen zu unseren Tagungs- und Meetingräumen, zur technischen Ausstattung, zum Catering sowie zur Anreise und Buchung.

Das EVOLUM liegt zentral in Miltenberg und bietet Räume für vertrauliche Gespräche, kleinere Meetings, Workshops und Veranstaltungen mit bis zu 85 Personen.

Räume und Veranstaltungsmöglichkeiten

Für welche Veranstaltungen eignet sich das EVOLUM?

Unsere Räume eignen sich unter anderem für:

• Tagungen und Konferenzen

• Seminare und Schulungen

• Workshops und Strategiemeetings

• Team- und Projektbesprechungen

• Vorträge und Podiumsdiskussionen

• Produktpräsentationen

• Bewerbungsgespräche und Personalgespräche

• Coaching- und Beratungsgespräche

• Vereins- und Verbandssitzungen

• Lesungen und kleinere Kulturveranstaltungen

Die Räume können abhängig von Veranstaltungsart und Teilnehmerzahl individuell vorbereitet werden.

Wie viele Personen können im EVOLUM an einer Veranstaltung teilnehmen?

Wir bieten unterschiedliche Raumgrößen:

• persönliche Gespräche und Coachings für bis zu 3 Personen

• kleinere Meetings für 2 bis 8 Personen

• Seminare und Workshops für bis zu 20 Personen

• Tagungen in Block- oder U-Form für bis zu 38 Personen

• parlamentarische Bestuhlung für bis zu 54 Personen

• Reihenbestuhlung für bis zu 85 Personen

Welche Teilnehmerzahl möglich ist, hängt von der gewünschten Bestuhlung und dem benötigten Platz für Präsentation oder Workshop-Arbeit ab.

Welche Bestuhlungsformen sind möglich?

Je nach Raumgröße und Teilnehmerzahl sind verschiedene Bestuhlungen möglich:

• Blockbestuhlung

• U-Form

• parlamentarische Bestuhlung mit Tischen

• Reihen- oder Theaterbestuhlung

• offene Workshop-Anordnung

Teilen Sie uns bei Ihrer Anfrage mit, welche Art von Veranstaltung Sie planen. Wir empfehlen Ihnen anschließend die passende Raumaufteilung.

Können die Räume auch nur für eine Besprechung gemietet werden?

Ja. Neben dem großen Tagungsraum stehen kleinere Besprechungsräume für 2 bis 8 Personen zur Verfügung. Diese eignen sich beispielsweise für Kundentermine, Bewerbungsgespräche, Projektmeetings, Videokonferenzen oder vertrauliche Gespräche.

Kann ich mehrere Räume gleichzeitig nutzen?

Je nach Verfügbarkeit können zusätzliche Räume beispielsweise als Gruppenarbeitsräume, Rückzugsräume für Referenten, Organisationsbüro oder für vertrauliche Einzelgespräche hinzugebucht werden.

Bitte geben Sie diesen Bedarf bereits bei Ihrer Anfrage an.

Buchungsdauer und Preise

Kann ich einen Tagungsraum für einen halben oder ganzen Tag buchen?

Ja. Unsere Tagungsräume können grundsätzlich für folgende Zeiträume gebucht werden:

• bis zu 4 Stunden

• bis zu 12 Stunden

Für besondere Veranstaltungszeiten oder mehrtägige Tagungen erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot.

Was kostet ein Tagungsraum im EVOLUM?

Die Preise richten sich nach Raumgröße, Teilnehmerzahl und Buchungsdauer.

Aktuell beginnen die Raummieten bei 55 Euro netto für einen kleinen Besprechungsraum bis zu vier Stunden. Der große Veranstaltungsraum für bis zu 85 Personen beginnt bei 275 Euro netto für bis zu vier Stunden.

Die jeweils aktuellen Preise und verfügbaren Termine finden Sie in unserer Online-Buchung. Catering, Verbrauchsmaterialien und zusätzliches Equipment können separat hinzugebucht werden.

Welche Leistungen sind in der Raummiete enthalten?

In der Raummiete sind grundsätzlich enthalten:

• Nutzung des gebuchten Raumes

• Strom

• Highspeed-WLAN

• allgemeine Nebenkosten

• vorhandene Grundausstattung des jeweiligen Raumes

Welche Präsentations- oder Veranstaltungstechnik bereits im Raum enthalten ist und welches zusätzliche Equipment benötigt wird, klären wir passend zu Ihrer Veranstaltung.

Technik und Ausstattung

Welche Präsentationstechnik ist vorhanden?

Abhängig vom gebuchten Raum stehen unter anderem folgende Ausstattungen zur Verfügung:

• große, tageslichttaugliche Monitore

• Multimedia- und Präsentationstechnik

• Videokonferenztechnik

• Funkmikrofone

• Redner- und Präsentationspult

• Audiotechnik

• Flipcharts

• Pinnwände

• Whiteboards

• Moderationsmaterial

• zusätzliche mobile Monitore

Bitte teilen Sie uns vorab mit, welche Geräte und Anschlüsse Sie benötigen. So können wir die Technik rechtzeitig vorbereiten.

Sind hybride Tagungen und Videokonferenzen möglich?

Ja. Unsere Meeting- und Tagungsräume verfügen über moderne Videokonferenztechnik. Dadurch können externe Referenten, Mitarbeitende oder Geschäftspartner online zugeschaltet werden.

Bei größeren hybriden Veranstaltungen empfehlen wir eine vorherige technische Abstimmung und einen kurzen Techniktest.

Gibt es WLAN für alle Teilnehmer?

Ja. Schnelles WLAN steht den Veranstaltungsteilnehmern zur Verfügung und ist in der Raummiete enthalten.

Bei Veranstaltungen mit besonders hohen technischen Anforderungen, umfangreichen Videokonferenzen oder vielen gleichzeitig verbundenen Geräten sollten Sie uns dies vorab mitteilen.

Ist der große Tagungsraum klimatisiert?

Ja. Der große Veranstaltungsraum ist klimatisiert und bietet damit auch bei längeren Seminaren und Veranstaltungen angenehme Arbeitsbedingungen.

Können Flipcharts, Pinnwände und Moderationsmaterial bereitgestellt werden?

Ja. Flipcharts, Pinnwände, Whiteboards und unterschiedliche Moderationsmaterialien sind vorhanden beziehungsweise können hinzugebucht werden.

Teilen Sie uns am besten vorab mit, wie viele Gruppen parallel arbeiten und welches Material benötigt wird.

Catering und Verpflegung

Kann für eine Tagung Catering bestellt werden?

Ja. Für Tagungen und Besprechungen können Getränke und verschiedene Verpflegungsangebote hinzugebucht werden, beispielsweise:

• Kaffee und Kaltgetränke

• Laugen- und Butterbrezeln

• belegte Brötchen

• Kuchen oder Gebäck

• Obst

• individuelle Pausenverpflegung

Für umfangreichere Wünsche stimmen wir das Catering individuell mit Ihnen ab.

Bis wann muss das Catering bestellt werden?

Cateringwünsche sollten möglichst bereits zusammen mit dem Raum gebucht werden. Nachträgliche Cateringbestellungen benötigen wir in der Regel mindestens vier Werktage vor der Veranstaltung.

Bei kurzfristigen Anfragen prüfen wir, was noch realisierbar ist.

Kann eigenes Catering mitgebracht werden?

Bitte stimmen Sie eigenes Catering oder externe Caterer vorab mit uns ab. Für Vorbereitungen steht eine angrenzende Beiküche zur Verfügung.

Je nach Umfang der Veranstaltung können zusätzliche Regelungen für Anlieferung, Geschirr, Reinigung und Entsorgung erforderlich sein.

Anreise und Erreichbarkeit

Wo befindet sich das EVOLUM?

Das EVOLUM befindet sich zentral in Miltenberg. Direkt am Main in Churfranken. Dies liegt an der Grenze zwischen Odenwald und Spessart. In ca. 25 Autominuten sind die Städte  Obernburg, Elsenfeld, Wertheim, Amorbach, Michelstadt, Walldürn und Hardheim gut zu erreichen.

EVOLUM Coworking & Tagungszentrum
Luitpoldstraße 1
63897 Miltenberg

Der Eingang befindet sich in der Hauptstraße 2.

Die historische Altstadt mit Restaurants, Cafés und weiteren Freizeitmöglichkeiten ist in wenigen Minuten zu Fuß erreichbar.

Wo können die Teilnehmer parken?

Für Kurzparker stehen Parkmöglichkeiten in unmittelbarer Nähe des Gebäudes zur Verfügung.

Für längere Veranstaltungen befindet sich das Altstadtparkhaus Miltenberg etwa drei Gehminuten vom EVOLUM entfernt. Von dort erreichen die Teilnehmer das Tagungszentrum schnell und bequem zu Fuß.

Bitte weisen Sie Ihre Teilnehmer bereits in der Einladung auf die empfohlenen Parkmöglichkeiten hin.

Ist eine direkte Anlieferung möglich?

Ja. Technik, Cateringmaterialien oder Veranstaltungsausstattung können direkt am Gebäude angeliefert werden.

Für Referenten, Organisatoren oder besondere Gäste kann nach vorheriger Abstimmung eine Parkmöglichkeit direkt am Gebäude genutzt werden.

Ist das EVOLUM barrierefrei zugänglich?

Der Tagungsbereich ist barrierefrei über einen Aufzug erreichbar. Bitte informieren Sie uns vorab, wenn Teilnehmer besondere Anforderungen haben, damit wir den Zugang entsprechend vorbereiten können.

Buchung und Organisation

Wie kann ich einen Tagungsraum buchen?

Sie können Ihren gewünschten Raum über unsere Online-Buchung reservieren oder uns eine individuelle Tagungsanfrage senden.

Für ein passendes Angebot benötigen wir insbesondere:

• Datum und geplante Veranstaltungszeit

• Teilnehmerzahl

• gewünschte Bestuhlung

• benötigte Technik

• Cateringwünsche

• weitere Räume oder Gruppenarbeitsbereiche

Nach Abschluss der Online-Buchung erhalten Sie eine Buchungsbestätigung und Rechnung per E-Mail. Die Informationen zum Zugang werden separat zugesendet.

Kann ich den Raum bereits am Vorabend vorbereiten?

Ein Zugang am Vorabend ist nach vorheriger Abstimmung und abhängig von der Verfügbarkeit möglich.

Bitte geben Sie bei der Buchung an, wenn Sie Technik, Unterlagen, Dekoration oder Cateringmaterial bereits vor dem Veranstaltungstag aufbauen möchten.

Kann ich auch kurzfristig einen Raum buchen?

Kurzfristige Buchungen sind grundsätzlich möglich, sofern der passende Raum verfügbar ist.

Bei Veranstaltungen mit besonderer Bestuhlung, umfangreicher Technik oder Catering empfehlen wir jedoch eine frühzeitige Anfrage.

Kann ich die Räume vor der Buchung besichtigen?

Gerne können Sie einen Termin zur Besichtigung und persönlichen Abstimmung anfragen. Dabei können wir gemeinsam Raumgröße, Bestuhlung, Technik und organisatorische Anforderungen prüfen.

Welche Stornobedingungen gelten?

Für gebuchte Tagungsräume gelten derzeit folgende Erstattungsregelungen:

• 90 Prozent Rückerstattung bei Stornierung bis 30 Tage vor dem Termin

• 70 Prozent Rückerstattung bei Stornierung bis 14 Tage vor dem Termin

• 50 Prozent Rückerstattung bei Stornierung bis 7 Tage vor dem Termin

• 25 Prozent Rückerstattung bei Stornierung bis 3 Tage vor dem Termin

Maßgeblich sind die bei der Buchung angegebenen aktuellen Stornobedingungen.

Rahmenprogramm und Aufenthalt in Miltenberg

Kann das EVOLUM bei einem Rahmenprogramm unterstützen?

Ja. Rund um Miltenberg und Bürgstadt gibt es zahlreiche Möglichkeiten, eine Tagung mit einem gemeinsamen Erlebnis zu verbinden, beispielsweise:

• Stadt- oder Nachtwächterführungen

• Weinproben und Weinbergführungen

• Brauereibesichtigungen

• Schifffahrten auf dem Main

• Whisky-Tastings und Destillerieführungen

• Kochkurse

• Theaterveranstaltungen

• regionale Gastronomie und Häckerwirtschaften

• Ausflüge zu Sehenswürdigkeiten der Region

Wir unterstützen Sie gerne mit Ideen und den passenden Ansprechpartnern

Besprechungen und Kundentermine

Kann ich im EVOLUM Kunden empfangen?

Ja. Das EVOLUM eignet sich für professionelle Kunden- und Geschäftstermine.

Für kurze informelle Gespräche kann ein geeigneter Coworking- oder Aufenthaltsbereich genutzt werden. Für vertrauliche oder längere Gespräche empfehlen wir einen separaten Besprechungsraum.

Welche Räume gibt es für Besprechungen?

Je nach Teilnehmerzahl stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung:

• kleinere Räume für Einzel- und Beratungsgespräche
• Besprechungsraum für bis zu acht Personen
• Workshop- und Seminarraum für bis zu 20 Personen
• größere Räume für 38, 54 oder bis zu 85 Personen

Damit können sowohl vertrauliche Zweiergespräche als auch Teammeetings, Workshops und größere Präsentationen durchgeführt werden.

Für welche Termine eignet sich der Besprechungsraum?

Der Besprechungsraum eignet sich unter anderem für:

• Kundengespräche
• Bewerbungsgespräche
• Projektbesprechungen
• Teammeetings
• Vorstandssitzungen
• Videokonferenzen
• Beratungsgespräche
• Coachings
• Vertragsgespräche
• Präsentationen
• kleinere Workshops

Wie viele Personen passen in den Besprechungsraum?

Der klassische Besprechungsraum eignet sich für bis zu acht Personen.

Für größere Gruppen stehen zusätzliche Seminar- und Tagungsräume zur Verfügung.

Welche Technik ist im Besprechungsraum vorhanden?

Je nach gebuchtem Raum stehen unter anderem folgende Ausstattungen zur Verfügung:

• großer Monitor
• Präsentations- und Multimediatechnik
• Videokonferenztechnik
• Whiteboards
• Flipcharts
• Pinnwände
• Moderationsmaterial

Bitte teile uns vorab mit, welche Technik du benötigst und welches Gerät du anschließen möchtest.

Kann ich meinen Laptop mit dem Monitor verbinden?

Ja. Die Monitore sind für Präsentationen und Videokonferenzen vorgesehen.

Da Anschlüsse und Betriebssysteme unterschiedlich sein können, solltest du uns vorab mitteilen, welches Notebook oder Gerät du mitbringst. Bei wichtigen Präsentationen empfehlen wir einen kurzen Techniktest.

Sind hybride Meetings möglich?

Ja. In entsprechend ausgestatteten Räumen können externe Teilnehmer per Videokonferenz zugeschaltet werden.

Für ein professionelles hybrides Meeting empfehlen wir, den Raum frühzeitig zu buchen und die benötigte Technik vorher abzustimmen.

Kann ich einen Besprechungsraum buchen, ohne einen Coworking-Arbeitsplatz zu nutzen?

Ja. Besprechungs- und Tagungsräume können unabhängig von einem Coworking-Arbeitsplatz gebucht werden.

Du musst daher kein regelmäßiger Coworking-Nutzer oder Mitglied sein, um einen Raum für ein Meeting zu reservieren.

Ist die Nutzung eines Besprechungsraums im Coworking-Pass enthalten?

Ob und in welchem Umfang ein Besprechungsraum enthalten ist, hängt vom gebuchten Tarif oder individuellen Vertrag ab.

Sofern keine Nutzung ausdrücklich enthalten ist, wird der Besprechungsraum separat gebucht. Die genauen Leistungen findest du in der jeweiligen Produktbeschreibung.

Kann ich einen Arbeitsplatz und einen Besprechungsraum kombinieren?

Ja. Du kannst beispielsweise vormittags an einem Coworking-Arbeitsplatz arbeiten und anschließend einen Besprechungsraum für einen Kundentermin nutzen.

Buche beide Leistungen für die benötigten Zeiten oder sprich uns bei besonderen Anforderungen direkt an.

Können externe Gäste an meiner Besprechung teilnehmen?

Ja. Kunden, Geschäftspartner oder andere externe Teilnehmer können zu einem gebuchten Meeting eingeladen werden.

Bitte informiere deine Gäste über:

• die genaue Adresse
• den Eingang
• die Parkmöglichkeiten
• den Namen des Buchenden
• die vereinbarte Startzeit

Können Getränke oder Catering für Besprechungen bestellt werden?

Ja. Für Besprechungen, Workshops und Kundentermine können Getränke und Cateringangebote hinzugebucht werden.

Je nach Anlass sind beispielsweise möglich:

• Kaffee
• Wasser und Kaltgetränke
• Brezeln und Gebäck
• belegte Brötchen
• Kuchen
• Obst
• individuelle Pausenverpflegung

Catering sollte möglichst frühzeitig zusammen mit dem Raum gebucht werden.

Kann ich eigene Getränke oder Verpflegung mitbringen?

Kleinere Mengen eigener Verpflegung können nach vorheriger Abstimmung möglich sein.

Bei externem Catering oder größeren Verpflegungsmengen solltest du uns vorab kontaktieren, damit Anlieferung, Küchennutzung, Reinigung und Entsorgung geklärt werden können.

Zugang, Lage und Parken

Wo befindet sich das EVOLUM?

Das EVOLUM befindet sich zentral in Miltenberg:

EVOLUM Coworking & Tagungszentrum
Luitpoldstraße 1
63897 Miltenberg

Der Zugang befindet sich in der Hauptstraße 2.

Wie erhalte ich Zugang zum EVOLUM?

Nach Abschluss deiner Buchung erhältst du die notwendigen Informationen zum Zugang per E-Mail.

Bitte bewahre diese Informationen sorgfältig auf und gib Zugangsdaten nicht an unberechtigte Personen weiter.

Welche Zugangs- und Öffnungszeiten gelten?

Die möglichen Nutzungszeiten richten sich nach dem gebuchten Produkt und dem bestätigten Buchungszeitraum.

Die genauen Zeiten findest du in deiner Buchungsbestätigung beziehungsweise in der jeweiligen Produktbeschreibung.

Gibt es Parkmöglichkeiten?

In der näheren Umgebung stehen öffentliche Parkmöglichkeiten zur Verfügung.

Das Altstadtparkhaus Miltenberg befindet sich nur wenige Gehminuten vom EVOLUM entfernt. Für längere Arbeitstage und Besprechungen empfehlen wir die Nutzung des Parkhauses.

Gibt es Cafés oder Einkaufsmöglichkeiten in der Nähe?

Ja. Das EVOLUM liegt zentral in Miltenberg. Bäckereien, Metzgereien, Cafés, Restaurants und weitere Einkaufsmöglichkeiten sind in wenigen Minuten zu Fuß erreichbar.

Buchung, Rechnung und Stornierung

Sind Strom und Nebenkosten im Preis enthalten?

Bei den Coworking-Arbeitsplätzen und Büros sind Strom, Internet und die in der Produktbeschreibung genannten Nebenkosten grundsätzlich im ausgewiesenen Preis berücksichtigt.

Zusätzliche Leistungen wie besondere Technik, Catering oder die separate Buchung eines Meetingraums können zusätzlich berechnet werden.

Erhalte ich eine Rechnung?

Ja. Nach Abschluss des Buchungsvorgangs erhältst du eine Rechnung per E-Mail.

Unternehmen können die für die Rechnung benötigten Firmendaten während des Buchungsvorgangs angeben.

Kann ich meine Buchung stornieren?

Für Arbeitsplätze und Räume gelten die im jeweiligen Buchungsangebot veröffentlichten Stornobedingungen.

Bitte prüfe diese vor Abschluss deiner Buchung. Bei einer Änderung oder Stornierung solltest du uns möglichst frühzeitig kontaktieren.

Kann ich einen gebuchten Termin verschieben?

Eine Umbuchung ist abhängig von Verfügbarkeit, Buchungsart und Zeitpunkt der Anfrage.

Kontaktiere uns so früh wie möglich, wenn sich dein Termin verschiebt.

Noch Fragen zur Buchung?

Du bist dir nicht sicher, welcher Arbeitsplatz, Coworking-Pass oder Besprechungsraum für dich geeignet ist?

Kontaktiere uns:

Telefon: 09371 6693901
E-Mail: info@evolum.work

Wir beraten dich gerne zu Arbeitsplätzen, Büros, Besprechungsräumen, technischer Ausstattung und längerfristigen Nutzungsmöglichkeiten.